Ute Flockenhaus
30 Minuten: Gute Briefings

KEN. Gut gebrieft ist halb gewonnen! Da hat Ute Flockenhaus Recht. In ihrem Ratgeber aus der 30-Minuten-Reihe von GABAL brieft sie uns im Briefing. Da »brief« aus dem Englischen kommt und »kurz« heißt, war ich vor allem neugierig auf Modelle für Briefings in jeder Lebenslage, die gleichzeitig auch kurz sind. Das meint die Autorin jedoch nicht.

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Briefings können nach Ute Flockenhaus durchaus länger sein bis hin zu einem möglicherweise umfangreichen Leitfaden. Wäre es nicht Lateinisch, könnte man auch »Brevier« dazu sagen. Das hat gleichfalls mit »kurz« zu tun und meinte früher ein Verzeichnis mit Anweisungen für kirchliche Veranstaltungen.

Für bessere Arbeitsabläufe und -ergebnisse

Ute Flockenhaus stellt uns in ihrem praktischen Ratgeber das Thema Briefing anhand eines praktischen Beispiels vor: einen Produktkatalog. Das ist ein umfangreiches Projekt mit vielen Beteiligten, die ohne große Reibungsverluste eingewiesen werden müssen. Stichworte auf den knapp 90 Seiten des Ratgebers sind das Ziel und die Zielgruppe, die gewünschten Inhalte, ihre Darstellung, Vorgaben für das Design, der Zeitplan und das Budget.

Die Autorin kennt sich nach vielen Jahren in der Buchbranche mit ihrem Thema sehr gut aus. Das ist vor allem dann ein Geschenk, wenn wir ohnehin gerade einen Produktkatalog produzieren möchten: Die Empfehlungen sind geprüft, bewährt und lassen sich sofort in die Praxis übertragen. Ute Flockenhaus lässt – so vermute ich zumindest – keine Frage offen.

Leider habe ich schon lange keinen Produktkatalog mehr produziert.

In meinem Alltag kommen dagegen Manuskript-Vorgaben im Umfang von Schulheften vor, die vor allem »meinen« Redakteuren und Lektoren in den Verlagen die Arbeit erleichtern. Bediene ich ihre Wünsche im Rahmen eines redaktionellen Briefings perfekt und halte zudem die Terminvorgaben ein, dann stimmt die Stimmung auch für Folgeaufträge. Ansonsten …

Trotz des Produktkatalogs, an dem Ute Flockenhaus gute Briefings erläutert, ist mein Wunsch nach Tipps für kurze Briefings im Alltag weiter offen. Die berühmten »W-Fragen« in der Pressearbeit wären ein Einstieg für eine Kurzformel in vielen Lebensbereichen: Wer macht wann was wo warum? Mit der zusätzlichen Antwort auf die Frage nach dem »Wie genau?« wird aus der Meldung dann ein Bericht - oder aus der zusammenfassenden Skizze ein detaillierter Leitfaden, der auch die Punkt-Größe der Schriften in einem Produktkatalog berücksichtigt.

Tatsächlich gibt es viele, jeweils von Spezialisten entwickelte problem- und lösungsorientierte Fragen, kurzgefasste Konfliktstrategien wie in der Gewaltfreien Kommunikation oder den präzisen Abgleich für eine Stunde als Coach oder Therapeut. Während Ute Flockenhaus »Briefinggeber« als Sender und »Briefingnehmer« als Empfänger unterscheidet, würde hier der proaktive »Briefingholer« eine zusätzliche Rolle spielen.

Solche Kurzanleitungen beschleunigen sogar ergebnisorientierte (Kleinst-) Verhandlungen im Alltag, warum wir beispielsweise ins Kino zu »Thank you for Calling« über die Mobilfunk-Industrie und nicht in »Thank you for Smoking« über Zigaretten, Alkohol und Waffen gehen werden. Gute Briefings erleichtern den Einkauf für die Familienfeier zuhause und stimmen die Mitarbeiter auf den Tag ein. Hier kurz und gut gebrieft zu werden, darf der Auszubildende im ersten Lehrjahr ebenso erwarten wie der neue Abteilungsleiter, der bereits viele Jahre auf dem Buckel hat – nur eben nicht in dieser Firma.

»Gute Briefings« hat mich vor allem dazu angeregt, weiter aufmerksam für Modelle zu sein, die einerseits präzise, andererseits kurz und alltagstauglich sind. Den Stein der Weisen gibt es dazu vielleicht gar nicht, selbst wenn ich in 30 Minuten in diesem Ratgeber mehr über gute Briefings wissen sollte. Zumindest erhöht Ute Flockenhaus die Wahrscheinlichkeit, dass Briefings für größere Projekte besser werden.

Denn dass Briefings unbefriedigende Ergegbnisse bewirken können, darüber lesen wir fast jeden Tag. So hofft Berlin vergeblich auf den neuen Flughafen, und die Bahn treibt die Kosten für den Bahnhof in Stuttgart in den befürchteten zweistelligen Milliardenbereich. Inzwischen hat die Schweiz 2016 den Bau des Gotthard-Basistunnels frist- und kostengerecht abgeschlossen. Seine Erbauer werden noch lange auf den Anschluss der Strecken aus Deutschland und Italien warten. – Deutlicher können die Folgen guter und schlechter Briefings kaum sein.